Vähemmän hukkaa, enemmän hyötyä

Hukkaa poistamalla voidaan parantaa laatua, tehokkuutta ja tuottavuutta, samalla saadaan myös enemmin hyötyä irti.

Kaikessa tekemisessä on mukana vaiheita ja asioita, joista ei ole hyötyä lopputuloksen kannalta. Näitä asioita kuvataan lean-ajattelussa hukkana. Nykyään puhutaan yleisesti kahdeksasta hukan lajista:

  • Kuljetus – siirretään asioita paikasta toiseen ilman varsinaista syytä
  • Varastot – säilytetään materiaalia ja tarvikkeita, joita ei tarvita
  • Liike – ylimääräinen liikkuminen työn suorittamiseksi
  • Odottaminen – odotetaan työtä edellisestä vaiheesta tai asiakas odottaa, kun etsimme materiaalia varastosta
  • Yliprosessointi – työstetään tarpeettomasti, enemmän kuin tarvitsee
  • Ylituotanto – valmistetaan enemmän kuin on tarpeen, raportoidaan turhaan
  • Virheet – tapahtuu virhe, joka joudutaan korjaamaan
  • Hyödyntämätön osaaminen – ei osata kuunnella työntekijöiden ideoita

Hukat on tyypillisesti yhdistetty valmistavaan tuotantoon, jossa tapahtuu asennusta ja kokoonpanoa. Yhtäläisesti hukkaa esiintyy palvelutuotannossa ja asiantuntijatyössä. Ja usein paljon enemmän kuin luullaan. Asiantuntijatyön tehokkuutta on vaikeampi mitata kuin suorittavaa tekemistä. Kuinka suunnitella tehokkaasti tai analysoida tuottavasti? Saati sitten kirjoittaa blogipäivitys laadukkaasti? No, päivityksen laatua voi varmaan jotenkin mitata kommenttien ja tykkäysten määrällä. Mutta entäpäs tehokkuus ja tuottavuus?

Yksi tapa on tarkastella asiantuntijankin työtä prosessina. Ja prosesseista voi löytää aina hukkaa. Ja kun muistetaan, että poistamalla hukkaa parannetaan laatua, tehokkuutta ja tuottavuutta, saadaan myös enemmin hyötyä irti.

Ja miten sitten se prosessi? Tehokkaassa prosessissa on selkeästi määritelty rajat, roolit, vastuut, aika, raaka-aineet, työkalut, jne. Kun samaa logiikkaa soveltaa asiantuntijatyöhön, voidaan kuvata lähestulkoon kaikki työ prosessina. On olemassa jokin odotettava tuotos, joka pitää saada aikaan. Tekijällä on selkeä vastuu ja rooli työn suorittamisessa. Työkalut ja tarvikkeet paikallaan.

Mistä sitten löydetään hukkaa? Pari esimerkkiä.

Kun tarkastellaan työn virtausta prosessissa, nähdään helposti ne kohdat, joissa virtaus pysähtyy. Raportti tai suunnitelma on valmis ja se lähetetään eteenpäin tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi. Ja sitten alkaa aggressiivinen odottelu. Jokohan se meni perille? Miksi ei vieläkään ole tullut vastausta? Ja samalla hyväksyjä odottaa raporttia tarkastettavaksi.

Tai

Blogipostauksen kirjoittaminen tuottavasti. Tätäkin tekstiä on työstetty useampaan otteeseen. Lisätty sana sinne toinen tänne. Poistettu turhaa tekstiä ja muokattu järjestystä. Mutta olisiko lopputulos ollut yhtään huonompi, jos kappaleet olisivat eri järjestyksessä? Laadunparantamisen nimissä hieromiseen on käytetty varmasti paljon enemmän aikaa, kuin olisi ollut tarpeen.

Molemmissa tapauksissa on hukattu aikaa, jonkin toisen asian kustannuksella. Ensimmäisessä odotteluun ja toisessa yliprosessointiin (ja virheiden korjaamiseen). Kun prosesseista poistetaan hukkaa, työskentely on automaattisesti tehokkaampaa ajan käytön kannalta. Tuottavuus paranee, kun voidaan tehdä enemmän arvoa lisäävää työtä ja laatu paranee.

Haluaisitteko parantaa omaa suoritus kykyänne yhdessä? Ota ihmeessä yhteyttä niin aloitetaan vaikka heti!