Prosessi kirkkaaksi

Tuntuuko sinustakin välillä, että tiedonkulku tiimien välillä hidasta? Aikaa kuluu eniten sisäiseen säätöön ja sähläämiseen? Eikä aina ole täysin selvää, että kenen vastuulla asiat ovat?
Jos joku näistä tuntuu tutulta, ota avuksi prosessikuvaustyökalu SIPOC. Alla vinkit, miten pääset alkuun.

Miksi prosessit pitää kuvata?

Prosessien määrittelyn ja kuvaamisen ei ole tarkoitus lisätä byrokratiaa, vaan kirkastaa ja selkeyttää toimintaa.

Prosessikuvauksen hyödyt:

  1. Kokonaisuuden hahmottaminen. Kun prosessit on kuvattu (mielellään visuaalisesti), niitä on helppo tarkastella objektiivisesti ja löytää kohdat, joita voidaan parantaa. Samalla voidaan arvioida miten yhden kohdan muuttaminen vaikuttaa muihin osiin.
  2. Selkeä kuvaus helpottaa työn organisointia ja vakiointia. Kaikkea ei tarvitse muistaa ulkoa, kun prosessissa on sisäänrakennetut tarkistukset ja toimintamallit.
  3. Prosessikuvaus on myös kommunikointityökalu. Uusien työntekijöiden perehdytys helpottuu, resurssien jakaminen on selkeää sekä roolien ja vastuiden määrittely on suoraviivaista.
  4. Muutosten jalkauttaminen on helpompaa. Tarkastelemalla nykytilaa yhdessä prosessissa työskentelevän tiimin kanssa, voidaan yhteisesti sopia kehityskohteet. Tämä sitouttaa koko organisaation kehitystyöhön.

Mikä on SIPOC?

SIPOC on lyhenne sanoista Supplier, Input, Process, Output Customer. Suomeksi vaikka Toimittaja, Syöte, Prosessi, Tuotos ja Asiakas. SIPOC on kätevä prosessin lähtötietojen keräämiseen. SIPOC taulukkoon tai kaavioon kuvataan kaikki ne elementit, joita prosessiin tarvitaan. Eli vastaukset kysymyksiin:

  • S – Mistä saadaan raaka-aineet ja tiedot prosessille?
  • I – Mistä prosessin tuotos muodostetaan?
  • P – Mitä vaiheita prosessissa on?
  • O – Mitä prosessissa tuotetaan?
  • C – Kuka on prosessin asiakas?

Miten SIPOC tehdään?

Keskelle kirjataan prosessin vaiheet ylhäältä alas etenemisjärjestyksessä. Vaiheet on syytä kuvata samalla tasolla. Myös aloitus- ja lopetuskohdat pitää päättää etukäteen. Valitaan siis vain ne osat, joista ollaan sillä hetkellä kiinnostuneita tai halutaan tutkailla.

Eli listataan prosessin vaiheet:

Keskelle P-kirjaimen alle lisätään prosessivaiheet järjestyksessä. Seuraavassa vaiheessa listataan vaiheiden tuotokset O-kirjaimen alle. C eli asiakaskohtaan lisättään ne tahot, joille vaiheiden tuotokset toimitetaan. Tämän jälkeen siirrytään prosessin vasemmalle puolelle. I-sarakkeeseen listataan prosessin vaiheiden tarvitsemat resurssit, raaka-aineet, tiedot, jne. Viimeisessä vaiheessa lisätään resurssien toimittajat, eli tunnistetaan mistä tai keneltä saadaan I-sarakkeen asiat.

Valmis SIPOC näyttää tältä:

Monissa tapauksissa ei tarvitse listata kaikkea tietoa rivi kerrallaan, riittää kun jokaiseen sarakkeeseen löytyy riittävät tiedot, joilla voidaan lähteä tutkimaan prosessia tarkemmin. Kuitenkin yllä olevilla tiedoilla saadaan jo melko tarkka kuva, miten prosessi toimii.

Tämän jälkeen voidaan lähteä tutkimaan prosessia tarkemmin ja tarvittaessa tarkentaa, vaikka arvovirta analyysillä. Vaihtoehtona on myös porautua yhteen vaiheeseen ja laatia sille oma SIPOC.

Haluaisitko kuulla lisää miten erilaisia prosesseja voi mallintaa SIPOC:n avulla? Ota yhteyttä niin voidaan sopia aika lyhyeen sparraukseen.